Mới Nhất

SOP là gì? Cách viết tài liệu SOP để tối ưu hoạt động kinh doanh

SOP là gì? Tìm hiểu chi tiết về SOP giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, tránh lãng phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Có hơn 140 cửa hàng thức ăn nhanh KFC trải dài trên khắp 32 tỉnh thành của Việt Nam, đồng thời sử dụng khoảng 3.000 lao động người Việt. Một điều thú vị là cho dù bạn ghé vào bất kỳ cửa hàng nào cũng đều có một trải nghiệm khá quen thuộc, quy trình phục vụ ở tất cả địa điểm đều như nhau. Làm thế nào để chuỗi thức ăn nhanh tạo ra trải nghiệm nhất quán cho khách hàng trên một quy mô lớn như vậy?

Để làm được điều đó, SOP đóng vai trò vô cùng quan trọng.

SOP là gì?

SOP là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Standard Operating Procedure, tiếng Việt có nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn.

SOP là gì?
SOP là gì?

SOP là một tập hợp các hướng dẫn để hoàn thành một công việc hàng ngày, được thiết kế để tăng hiệu suất, cải thiện hiệu quả và đảm bảo chất lượng thông qua tính đồng nhất của hệ thống.

SOP – Quy trình thao tác chuẩn còn được gọi bằng nhiều cụm từ khác mang ý nghĩa tương tự như quy trình hoạt động tiêu chuẩn, mô hình hoạt động (MO), quy trình vận hành tiêu chuẩn, …

Nói một cách đơn giản, SOP là tài liệu hướng dẫn từng bước về các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn được thực hiện tốt sẽ loại bỏ những phỏng đoán cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

Với SOP trong tay, nhân viên không còn lãng phí thời gian quý báu để suy nghĩ về những gì họ nên làm, cách họ nên làm và những công cụ nào họ cần. Các SOP đảm bảo các nhiệm vụ cụ thể được hoàn thành theo cách giống nhau.

Các ngành sử dụng SOP

Hầu hết các ngành công nghiệp sử dụng các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Các ngành sau đây thường xuyên thực hiện SOP:

  • Sản xuất
  • Vận tải
  • Du lịch
  • Chăm sóc sức khỏe
  • Dịch vụ ăn uống
  • Giáo dục
  • Chính phủ
  • Dầu khí
  • Quản lý tài sản
  • Nhà kho

Nội dung của các quy trình thao tác chuẩn khác nhau cơ bản giữa các ngành. Tuy nhiên, quá trình tổ chức các SOP cũng tương tự như vậy. Trong khi nhiều tổ chức vẫn sử dụng danh sách kiểm tra bằng giấy, ngày càng nhiều công ty đang hợp lý hóa hoạt động với các SOP số hóa.

Xem xét rằng hầu hết mọi công nhân đều có điện thoại thông minh trong túi của mình, việc chuyển sang các mẫu kỹ thuật số là nhu cầu có tính thực tế và cấp thiết hiện nay.

Lợi ích của SOP

Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tin rằng các quy trình vận hành tiêu chuẩn chỉ có lợi cho các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn là rất quan trọng đối với các công ty thuộc mọi quy mô. Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể thức đẩy thành công bằng cách phát triển các SOP rõ ràng ngay từ những ngày đầu tiên.

Ví dụ, một nhà sản xuất thực phẩm hàng đầu đã tạo ra 157 SOP cho cơ sở đóng gói mới của mình. Các quy trình đã giúp nhà sản xuất ngay lập tức tung ra bốn dòng bao bì cùng một lúc. Nếu không có SOP, việc khởi chạy thành công dù chỉ một dòng từ đầu đến cuối có thể mất hàng tháng!

SOP có thể giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, cải thiện sự an toàn của nhân viên, tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu lãng phí. Chúng rất quan trọng để tránh tình trạng ngừng hoạt động ngoài kế hoạch do nhân viên thiếu kinh nghiệm gây ra.

Stakeholder là gì? Vì sao phải phân tích stakeholder trong quản lý dự án?

Nếu không có quy trình thích hợp, mỗi nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ theo cách riêng của họ, có khả năng gây mất kiểm soát, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ, với chuỗi 140 cửa hàng của KFC tại Việt Nam, nếu không có sự đồng nhất trong các quy trình từ sản xuất cho đến phục vụ khách hàng có thể gây mất uy tín, ảnh hưởng trầm trọng đến hoạt động kinh doanh.

5 yếu tố của quy trình thao tác chuẩn (SOP)

Một SOP chuẩn phải bao gồm 5 yếu tố sau:

  • Mục đích: SOP cần xác định mục đích của công việc và vạch ra rõ ràng các mục tiêu của nó. Mô tả các vấn đề SOP sẽ giải quyết, SOP dành cho ai, sử dụng ở đâu và như thế nào.
  • Các thủ tục: Một SOP không chỉ xác định các nhiệm vụ mà còn cung cấp các hướng dẫn về cách hoàn thành các nhiệm vụ. Các thủ tục bao gồm tất cả các bước cần thiết mà một nhân viên phải thực hiện theo một định dạng dễ hiểu.
  • Phạm vi: Phạm vi xác định việc sử dụng và khả năng áp dụng SOP.
  • Trách nhiệm: SOP nên vạch rõ ai là người thực hiện các nhiệm vụ và liên hệ với ai nếu có vấn đề phát sinh. Nó cũng chỉ ra người chịu trách nhiệm thực hiện, đánh giá và cập nhật.
  • Các biện pháp giải trình: SOP cần nêu rõ về trách nhiệm giải trình. Vạch ra trách nhiệm của từng người trong một tổ chức, đảm bảo giải trình cho các dự án được giao.

Cách doanh nghiệp sử dụng SOP để cải thiện hiệu quả

Đảm bảo chất lượng: Một tiêu chuẩn công nghiệp về thay đổi nước sạch. Việc kiểm tra mới phải được thực hiện cách ngày thay vì hàng tuần để duy trì chất lượng nước cao. SOP cần tính đến sự thay đổi tạm thời này, cũng như bất kỳ thay đổi nào trong tiêu chuẩn nước sạch.

Bàn giao công việc: Một nhân viên bị ốm. SOP vạch ra các bước cụ thể để người khác tiếp nhận các đơn đặt hàng công việc đã lên lịch của nhân viên.

Hệ thống quản lý chất lượng: Một nhà quản lý rời bỏ vai trò của mình. Công ty tham khảo ý kiến ​​của các SOP bằng văn bản của người quản lý trước đó để hợp lý hóa quá trình giới thiệu. Việc tuyển dụng mới nhanh chóng đảm nhận các trách nhiệm mới với mức gián đoạn tối thiểu đối với năng suất của tổ chức.

Tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất: Một thiết bị mới thay thế thiết bị cũ và trình tự công việc bảo trì phòng ngừa là hoàn toàn khác. SOP mới sẽ phác thảo rõ ràng quy trình sản xuất mới .

Hệ thống khắc phục sự cố: Một khách của khách sạn thông báo cho quầy lễ tân rằng máy điều hòa không khí của phòng anh ta bị hỏng. Nhân viên khách sạn tham vấn SOP của cơ sở để nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng.

Cách viết một quy trình thao tác chuẩn (SOP)

Các nhà quản lý phải suy nghĩ cẩn thận từng bước trong SOP – dù là những thao tác nhỏ nhất. Hướng dẫn công việc nên truyền đạt rõ ràng những hành động phải được thực hiện để tránh sai lầm, kém hiệu quả và thời gian ngừng hoạt động.

Mẫu SOP về quy trình thanh toán lương của công ty
Mẫu SOP về quy trình thanh toán lương của công ty

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Trước tiên, tổ chức phải thu thập thông tin về thủ tục, quy trình và hoạt động. Một chuyên gia về thủ tục hoặc một nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ phải cung cấp một định nghĩa chính xác về thủ tục mà họ đang tìm cách tiêu chuẩn hóa.

Mục tiêu của SOP cũng nên được vạch ra ở giai đoạn này. Ví dụ, một tổ chức có thể phát triển SOP vệ sinh để đảm bảo rằng cơ sở của mình luôn sạch sẽ.

Bước 2: Chọn một định dạng

Các tổ chức đã phát triển SOP trong quá khứ có thể dựa vào các mẫu trước đó hơn là tạo các mẫu mới. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót.

Bước 3: Thu hút nhân viên tham gia

Nhân viên là người trực tiếp tuân thủ các SOP và thực hiện các nhiệm vụ. Sự tham gia của nhân viên là chìa khóa để tạo nên các SOP đầy đủ nhất, đảm bảo rằng tất cả các tác vụ cần thiết đã được liệt kê trong SOP.

Bước 4: Xác định phạm vi

Việc sử dụng và khả năng áp dụng SOP cần được xác định rõ ràng. Vạch ra các quy trình kinh doanh sẽ sử dụng SOP.

Bước 5: Xác định người dùng mục tiêu

Ở giai đoạn này, tổ chức nên xác định đối tượng SOP. Viết SOP cụ thể cho đối tượng mục tiêu này. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

  • Quen thuộc với tổ chức, các thủ tục được tiêu chuẩn hóa, các thuật ngữ và trình độ kiến ​​thức
  • Kỹ năng hiểu và ngôn ngữ
  • Mức độ kinh nghiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ đã vạch ra
  • Vai trò và trách nhiệm nếu người dùng mục tiêu trải rộng trên các nhóm và vai trò khác nhau

Xác định người dùng mục tiêu cũng giúp phân công các nhiệm vụ và trách nhiệm thích hợp trong tài liệu SOP.

Bước 6: Kiểm tra, chỉnh sửa SOP

Sau khi soạn thảo SOP, hãy gửi nó cho các thành viên trong nhóm để xem xét. Các thành viên nên kiểm tra SOP để xem liệu nó có đạt được kết quả mong muốn hay không và để chứng nhận sự rõ ràng và dễ thực hiện của ngôn ngữ. Kết hợp các đề xuất và chỉnh sửa có liên quan để cải thiện bản thảo cuối cùng.

Tài liệu chỉ được tiến hành đến bước cuối cùng sau khi được tất cả các bên liên quan chấp nhận và thông qua.

Bước 7: Triển khai SOP

Khi tài liệu SOP đã được phê duyệt, hãy phân phối các tài liệu SOP đến đối tượng trực tiếp và thậm chí các đội ngũ có liên quan.

Nhân viên cần được đào tạo và trang bị đầy đủ để thực hiện các SOP. Ban Giám đốc cần giám sát sự tuân thủ, thực thi trách nhiệm giải trình và đo lường kết quả. Đánh giá có thể được thực hiện định kỳ hoặc khi cần thiết để nắm bắt các thay đổi đối với các thủ tục hiện tại hoặc thực hiện các cải tiến đối với chúng.

Balanced scorecard (BSC) là gì? Tầm quan trọng trong kinh doanh

Latest Posts

Don't miss

Tài trợ