Proforma invoice là gì? Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn chiếu lệ, công dụng và quy cách trình bày.
Lập hóa đơn có thể không phải là nhiệm vụ thú vị nhất trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn, nhưng tầm quan trọng của nó là không thể phủ nhận: nó duy trì dòng tiền chảy vào doanh nghiệp của bạn. Do đó, hiểu các loại hóa đơn khác nhau là chìa khóa để phát triển các phương thức kinh doanh lành mạnh trong công ty của bạn. Dưới đây là phần giới thiệu nhanh về hóa đơn chiếu lệ và cách bạn nên sử dụng chúng trong doanh nghiệp của mình.
Hầu như tất cả các doanh nghiệp xử lý hóa đơn theo cách này hay cách khác, cho dù đó là tự phát hành hay nhận từ nhà cung cấp. Suy cho cùng, lập hóa đơn là một phần thiết yếu của việc điều hành một doanh nghiệp, cho phép bạn được thanh toán đúng hạn, theo dõi các khoản thu nhập và chi phí cũng như chuẩn bị sổ sách cho ngày thuế. Vậy bạn đã từng nghe về hóa đơn chiếu lệ chưa?
Proforma invoice là gì?
Proforma invoice trong tiếng Việt gọi là hóa đơn chiếu lệ. Bạn có thể quen thuộc với thuật ngữ ‘hóa đơn chiếu lệ’, đặc biệt nếu bạn là chủ doanh nghiệp đã thành thạo trong thế giới hóa đơn. Nhưng đối với những người trong số các bạn vẫn còn đang vò đầu bứt tai, có thể hiểu đơn giản hóa đơn chiếu lệ về bản chất là một hóa đơn bán hàng tạm thời mà bạn gửi cho khách hàng trước khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ của mình.
Nó thường chứa ngày phát hành, mô tả về những gì được bán và tổng số tiền phải trả cũng như bất kỳ khoản thuế hoặc phí nào có thể phát sinh giữa thời điểm phát hành và khi việc giao hàng được thực hiện. Mục tiêu của hóa đơn chiếu lệ là tránh để khách hàng của bạn phải chịu bất kỳ khoản phí hoặc nghĩa vụ không lường trước được.
Hóa đơn chiếu lệ trông rất giống với hóa đơn. Tuy nhiên, điều khác biệt giữa hai hóa đơn là các điều khoản bán hàng của hóa đơn chiếu lệ vẫn có thể được thay đổi. Điều này có nghĩa là nó chỉ áp dụng cho việc bán hàng chưa được hoàn thành.
Hóa đơn chiếu lệ không có số hóa đơn tuần tự và duy nhất như các hóa đơn hợp pháp khác – và phải được dán nhãn rõ ràng là chiếu lệ. Điều quan trọng, hóa đơn chiếu lệ không có giá trị tài chính và không chứa phương tiện thanh toán, vì vậy nó không nên được đưa vào hồ sơ kế toán của bạn.
Sự khác biệt giữa hóa đơn, hóa đơn chiếu lệ và báo giá là gì?
Nhìn bề ngoài, hóa đơn chiếu lệ và báo giá có khá nhiều điểm chung. Cả hai đều được sử dụng phần lớn theo cùng một cách, cả hai đều cung cấp thông tin về việc mua bán và cả hai đều không phải là tài liệu pháp lý theo đúng nghĩa của chúng.
Bảng báo giá
Một báo giá được gửi đến một khách hàng tiềm năng đã bày tỏ sự quan tâm đến việc mua hàng từ doanh nghiệp của bạn. Nó ít trang trọng hơn so với hóa đơn chiếu lệ và thường được gửi trong giai đoạn đầu của đợt bán hàng khi khách hàng lần đầu liên hệ và yêu cầu báo giá.
Quan trọng là, một báo giá không phải là một tài liệu với bất kỳ loại nghĩa vụ hoặc kỳ vọng nào đằng sau nó. Giống như một hóa đơn chiếu lệ, nó không có giá trị tài chính và việc bán hàng có thể được khách hàng chấp nhận hoặc nó có thể dễ dàng bị hủy bỏ mà không có bất kỳ hậu quả nào.
Hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ cũng được gửi cho khách hàng trước khi sản phẩm của bạn được giao hoặc dịch vụ của bạn cung cấp, nhưng nó được coi là ràng buộc hơn so với báo giá – mặc dù không ràng buộc về mặt pháp lý như hóa đơn bán hàng.
Thông tin chi tiết hơn được cung cấp và có chỗ để điều động về mặt thương lượng trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào.
Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn chiếu lệ được phát hành sau khi khách hàng đã cam kết mua hàng, nhưng chi tiết cuối cùng của việc bán hàng vẫn chưa được xác nhận (ví dụ: số lượng).
Hóa đơn
Hóa đơn được gửi khi hàng hóa đã được bán hoặc dịch vụ đã được cung cấp và thanh toán hiện đã đến hạn. Tài liệu là một thỏa thuận ràng buộc, và khách hàng có nghĩa vụ phải trả giá đã nêu. Và không giống như với hóa đơn chiếu lệ, bạn có thể sử dụng hóa đơn để đòi lại VAT.
Vì vậy, trong ngắn hạn, bạn nên xuất hóa đơn chiếu lệ trước khi các chi tiết được hoàn thiện và một hóa đơn khi doanh số bán hàng đó được hoàn thiện.
Khi nào bạn nên gửi hóa đơn chiếu lệ?
Có hai lý do chính khiến doanh nghiệp của bạn có thể cần phải tạo hóa đơn bán hàng tạm thời trước khi bán hàng thực tế. Hoặc bạn muốn tuyên bố ước tính chi phí cuối cùng của mặt hàng hoặc dịch vụ bạn đang cung cấp hoặc bạn muốn vận chuyển quốc tế.
Ước tính chi phí
Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò như một loại thỏa thuận thiện chí giữa bạn và khách hàng của bạn.
Chúng là đường cơ sở để bán hàng, bảng phân tích các mặt hàng với chỉ báo chính xác về tổng số tiền đến hạn – nhưng bạn không yêu cầu thanh toán.
Điều này làm cho hóa đơn chiếu lệ trở thành lựa chọn lý tưởng khi giao dịch bán chưa được hoàn tất hoặc hàng hóa hoặc dịch vụ vẫn đang được thương lượng, vì bạn đang cung cấp một định dạng mà sau này có thể được điều chỉnh nếu cần.
Vận chuyển quốc tế
Vì chúng thường bao gồm các chi tiết về phí vận chuyển, đóng gói, trọng lượng và giao hàng, nên hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng trong ngành vận chuyển quốc tế. Họ giúp khai báo giá trị của một mặt hàng để nó có thể được thông qua hải quan một cách nhanh chóng và được giao cho khách hàng của bạn đúng thời gian.
Quy cách hóa đơn chiếu lệ như thế nào?
Không có yêu cầu cụ thể nào về cấu trúc của hóa đơn chiếu lệ. Nhưng sẽ dễ dàng hơn và an toàn hơn nếu nó giống với cấu trúc của các hóa đơn đã hoàn thiện mà bạn tạo càng tốt.
Do đó, các mẫu hóa đơn chiếu lệ thường bao gồm:
- Ngày phát hành
- Chi tiết liên hệ cho cả người mua và người bán
- Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ và giá cả thỏa thuận của chúng
- VAT và các loại thuế hiện hành khác
- Chi phí vận chuyển nếu có
- Tổng số tiền cần thanh toán
Nếu bạn vẫn đang tạo hóa đơn của riêng mình theo cách thủ công, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh mẫu hóa đơn của mình cho phù hợp với nhu cầu của hóa đơn chiếu lệ.
Chỉ cần nhớ ghi nhãn hóa đơn đúng cách là ‘chiếu lệ’ và đảm bảo rằng không chứa số hóa đơn, vì điều này sẽ thay đổi tài liệu không chính thức thành tài liệu ràng buộc. Ngày đến hạn thanh toán và ngày giao hàng chính xác cũng không cần ghi vào.
Hóa đơn chiếu lệ không phải lúc nào cũng cần thiết nhưng có thể được sử dụng như một phần không thể thiếu trong quy trình bán hàng của bạn . Mặc dù tương tự như cả báo giá và hóa đơn, hóa đơn chiếu lệ phục vụ mục đích duy nhất của riêng nó và có thể dễ dàng được tạo với sự trợ giúp của mẫu hóa đơn.