Bạn có biết kaizen là gì không? Kaizen là một phương pháp hay triết lý kinh doanh được phát triển ở Nhật Bản vào những năm 1950.
Như đã biết, triết lý làm việc đến từ Nhật Bản thường được nhiều người áp dụng. Kaizen là một trong rất nhiều ví dụ ở các công ty khác nhau.
Kaizen là gì?
Kaizen đã nổi tiếng là một triết lý chiến lược kinh doanh nhằm tạo ra những thay đổi nhỏ, nhưng liên tục để cải thiện hoạt động của công ty.
Những thay đổi này có thể bao gồm từ các bước sản xuất đến các vấn đề về năng suất, hàng tồn kho hoặc kiểm soát chất lượng.
Kaizen nói một cách chính xác hơn là văn hóa doanh nghiệp. Điều này là do kaizen dựa trên sự giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các yếu tố trong công ty.
Triết lý Kaizen đưa ra những cải tiến từ những việc nhỏ có thể làm cho quá trình sản xuất trở nên hiệu quả và chuẩn hóa hơn, đặc biệt là trong các lĩnh vực sau.
- Chất lượng, từ sản phẩm, thực hành tốt nhất và quy trình kinh doanh.
- Chi phí, chẳng hạn như vật liệu, năng lượng và tài nguyên.
- Giao hàng, bao gồm cả thời gian giao hàng và các hoạt động phi giá trị gia tăng.
- Quản lý, từ đào tạo, thái độ, quy trình làm việc, đến tài liệu.
- An toàn và điều kiện làm việc.
Có hai hình thức áp dụng triết lý kaizen, bao gồm:
1. Lập kế hoạch
Kaizen tạo ra các thiết kế tập trung vào việc cải thiện một số lĩnh vực nhất định trong công ty.
Thiết kế này có thể liên quan đến tất cả các yếu tố của công ty từ nhiều cấp độ khác nhau. Tuy nhiên, trọng tâm của kế hoạch này nằm ở sự tham gia của nhóm phát triển sản phẩm .
2. Triết lý công ty
Như đã đề cập trước đó, kaizen có thể được áp dụng như một văn hóa doanh nghiệp.
Như một triết lý, kaizen tập trung vào việc xây dựng một nền văn hóa trong đó tất cả nhân viên đều tích cực tham gia vào sự phát triển của công ty.
Tại sao Kaizen cần được thực hiện?
Kaizen phát triển các điều kiện trong đó tất cả nhân viên đều tham gia. Khi được thực hiện thành công và rõ ràng, kaizen đáp ứng ba nhu cầu thiết yếu của nhân viên sau đây.
- Cảm thấy được kết nối với mục đích lớn hơn của tổ chức, với công việc và đồng nghiệp.
- Cơ hội để suy nghĩ và giải quyết các vấn đề hiện có bằng các giải pháp sáng tạo, nhưng thiết thực.
- Cảm giác thân thuộc và nhận thức trong suốt quá trình.
Thực hiện triết lý kaizen là một cách để gắn kết nhóm của bạn, bao gồm cả việc phát triển văn hóa doanh nghiệp bền vững.
Sự tham gia tích cực có tác động trực tiếp đến quá trình kinh doanh và sự thành công.
Khi bạn có thể trao quyền cho toàn bộ nhóm của mình tham gia, họ sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn.
Cách áp dụng phương pháp Kaizen
Mặc dù kaizen là một triết lý được áp dụng rộng rãi hơn trong các công ty quy mô lớn, nhưng bạn có thể thực hiện triết lý này vì sự phát triển của đội ngũ của mình.
Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng triết lý kaizen.
1. Phân tích hiệu suất hiện tại
Nếu bạn muốn phát triển nhóm của mình, hãy phân tích hiệu suất hiện tại của nhóm. Bạn có thể sử dụng đánh giá hiệu suất làm hướng dẫn trong việc tiến hành phân tích.
Hãy phản biện khi thực hiện phân tích. Thái độ này sẽ cần thiết để tạo ra sự thay đổi có tác động và lâu dài.
5W1H là gì? Phương pháp tư duy giải quyết vấn đề phổ biến nhất
2. Nghĩ đến những điều nhỏ nhặt
Đôi khi, khi thiết kế một ý tưởng, chúng ta bị treo bởi ý tưởng lớn. Trên thực tế, ngay cả những ý tưởng nhỏ cũng có thể có tác động lớn về lâu dài.
Những ý tưởng đơn giản như hợp nhất các cuộc họp hoặc sắp xếp thời gian để hoàn thành nhiều công việc hơn có thể có tác động rất lớn đến năng suất của nhóm của bạn.
Mời tất cả các thành viên trong nhóm của bạn thực hiện các thay đổi trong quy trình làm việc, với tư cách nhóm hoặc cá nhân.
3. Tạo môi trường hỗ trợ lẫn nhau
Tạo một môi trường hỗ trợ các thành viên trong nhóm của bạn nói chuyện hoặc đưa ra ý kiến. Làm cho họ cảm thấy thoải mái khi nhận ra điểm yếu hoặc nghĩ rằng có cách tốt hơn để làm điều gì đó.
Tuy nhiên, khi một ý tưởng không diễn ra theo cách họ nghĩ, thì việc cải tiến thay vì đổ lỗi cho lỗi là những gì triết lý kaizen đề xuất.
4. Đừng vội vàng với sự hoàn hảo
Phương pháp Kaizen không được áp dụng để cải tiến một hệ thống hoặc quá trình, mà để giúp hệ thống hoặc quá trình trở nên hiệu quả hơn.
Bất kể mọi thứ diễn ra tốt đẹp như thế nào, luôn có nhiều cách để cải thiện, từ việc phát triển các tính năng của sản phẩm đến cách bạn quản lý dự án.
5. Thừa nhận thành công
Hãy công nhận thành công, dù lớn hay nhỏ.
Nếu bạn có một thành viên trong nhóm thực sự muốn giúp cải thiện trải nghiệm kinh doanh, sản phẩm hoặc khách hàng của bạn, thì đó là thành viên nhóm mà bạn cần giữ lại.
6. Sử dụng các phương pháp quản lý khác
Kaizen là tư duy luôn tìm cách cải thiện. Tuy nhiên, khi thực hiện, bạn có thể cảm thấy rằng các phương pháp khác có thể hiệu quả hơn nếu được sử dụng.
Có nhiều loại phương pháp quản lý dự án khác có thể được sử dụng.
Phương pháp phổ biến nhất được sử dụng cùng với kaizen là phương pháp SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và kịp thời).
Tuy nhiên, bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào mà bạn cho là hiệu quả cho nhóm của mình. Trên thực tế, bạn có thể sử dụng các phương pháp này cùng với kaizen.
Vì vậy, đó là những điều bạn cần biết về triết lý kaizen và ứng dụng của nó.