Bill of lading là gì? Cụm từ viết tắt BoL và BL trong xuất nhập khẩu đại diện cho vận đơn có vai trò như thế nào?
Trong thế giới kinh doanh, vận đơn (BoL hoặc B/L) là một trong những chứng từ chính được sử dụng để thực hiện các giao dịch vận tải bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.
Bill of lading (BoL) là gì?
Bill of lading (thường được viết tắt là BL hoặc BoL) hay Vận đơn là một văn bản pháp lý do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng, nêu chi tiết về loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa được chuyên chở.
Vận đơn cũng đóng vai trò như một biên lai gửi hàng khi người vận chuyển giao hàng tại một điểm đến xác định trước. Tài liệu này phải đi kèm với các sản phẩm được vận chuyển, bất kể hình thức vận chuyển nào và phải có chữ ký của đại diện được ủy quyền từ người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng.
Hiểu sâu về vận đơn
Vận đơn là một tài liệu ràng buộc pháp lý cung cấp cho người vận chuyển và người gửi hàng tất cả các chi tiết cần thiết để xử lý chính xác một lô hàng. Nó có ba chức năng chính.
- Đầu tiên, nó là chứng từ quyền sở hữu hàng hóa được mô tả trong vận đơn.
- Thứ hai, đó là biên lai cho các sản phẩm đã xuất xưởng.
- Cuối cùng, vận đơn đại diện cho các điều khoản và điều kiện đã thoả thuận cho việc vận chuyển hàng hoá.
Ví dụ, một công ty hậu cần dự định vận chuyển xăng từ một nhà máy ở Texas đến một trạm xăng ở Arizona bằng xe tải hạng nặng. Đại diện nhà máy và tài xế ký vào vận đơn sau khi đổ xăng lên xe tải. Khi người vận chuyển giao nhiên liệu cho trạm xăng ở Arizona, người lái xe tải yêu cầu nhân viên trạm cũng ký vào văn bản.
Mọi doanh nghiệp cần có các biện pháp kiểm soát nội bộ để ngăn chặn hành vi trộm cắp. Một thành phần quan trọng của kiểm soát nội bộ là tách biệt các nhiệm vụ, điều này ngăn cản một nhân viên có quá nhiều quyền kiểm soát trong một doanh nghiệp. Không có hai hệ thống kiểm soát nội bộ nào giống nhau.
Tuy nhiên, hầu hết đều tuân theo một bộ tiêu chuẩn gồm các triết lý cốt lõi đã trở thành thông lệ quản lý tiêu chuẩn. Việc thực hiện các kiểm soát nội bộ có thể giúp hợp lý hóa hoạt động và ngăn ngừa gian lận . Vận đơn là một trong những tài liệu quan trọng phải được quản lý và xem xét thích hợp để ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản.
Ví dụ về vận đơn
Ví dụ, giả sử XYZ Fine Dining nhận các chuyến hàng thịt và cá tươi 5 lần một tuần. Người quản lý nhà hàng xác định loại và số lượng thịt và cá mà nhà hàng cần đặt. Sau đó, họ điền vào đơn đặt hàng (PO), và chủ sở hữu của XYZ sẽ xem xét và viết tắt từng PO trước khi nó được gửi qua email cho nhà cung cấp thực phẩm. Người bán hàng gom thịt và cá và ký vận đơn cùng với đại diện của người vận chuyển.
Tiếp theo, người vận chuyển giao đồ ăn đến nhà hàng, và người quản lý sẽ so sánh thông tin trên vận đơn với thông tin được yêu cầu trên PO. Nếu thông tin trùng khớp, PO và vận đơn sẽ được gửi đến chủ sở hữu, người này sẽ xem xét các tài liệu và thanh toán các khoản phải trả cho nhà cung cấp thực phẩm.
>>> Tìm hiểu thêm: LSS là phí gì?
Trong ví dụ này, chủ sở hữu chỉ tiến hành thanh toán cho người bán hàng sau khi đã kiểm tra đơn đặt hàng và vận đơn. Bước này đảm bảo XYZ chỉ thanh toán cho những gì họ đã đặt hàng và những gì họ nhận được. Nếu hai tài liệu không khớp khi người quản lý nhà hàng so sánh chúng, người quản lý sẽ hỏi nhà cung cấp. Một nhân viên thứ ba đối chiếu bảng sao kê ngân hàng và gửi tiền vào công ty. Tất cả các bước này phải được thực hiện để ngăn chặn hành vi trộm cắp.
Các loại vận đơn
Có rất nhiều loại vận đơn khác nhau. Chúng khác nhau dựa trên nhiều yếu tố như tổ chức phát hành BoL, mục đích của BoL, hình thức truyền tải, mối quan hệ giữa người mua và người bán, và sự bảo vệ mà nó cung cấp cho người mua.
Dựa trên cơ sở thực hiện
1. Straight bill of lading (Vận đơn đích danh): cho thấy hàng hoá được gửi cho một người cụ thể và nó không thể thương lượng nếu không có vốn chủ sở hữu hiện có. Nó có nghĩa là bất kỳ người ký hậu nào không có được quyền nào tốt hơn những quyền mà người xác nhận nắm giữ . Loại vận đơn này còn được gọi là vận đơn không chuyển nhượng, theo quan điểm của ngân hàng thì loại vận đơn này không an toàn. Đây là loại hóa đơn được sử dụng phổ biến cho các loại hàng hóa quân sự.
2. Open bill of lading (Vận đơn mở): Đây là vận đơn chuyển nhượng mà tên người nhận hàng có thể được thay đổi với chữ ký của người nhận hàng và do đó được chuyển nhượng. Điều này có thể được chuyển nhiều lần. Vận đơn chuyển đổi là một loại vận đơn mở.
3. Bearer bill of lading (Vận đơn vô danh): là vận đơn quy định rằng việc giao hàng sẽ được thực hiện cho bất kỳ ai giữ vận đơn đó. Chúng được sử dụng cho hàng rời được chuyển với số lượng nhỏ.
4. Order bill of lading (Vận đơn theo lệnh): là vận đơn dùng lời nói thể hiện để làm cho vận đơn có thể chuyển nhượng được. Hàng hóa chỉ được giao cho người đứng tên vận đơn, và nó phải được xác nhận bởi một đại lý cấp lệnh giao hàng và vận đơn đã được xác minh. Vận đơn đặt hàng được chia thành các loại:
- To order of a named person (The lệnh của một người đích danh nào đó) : Với vận đơn này hàng sẽ được giao theo lệnh của người, công ty hay tổ chức nào đó được ghi trong cột “Consignee” hoặc “To order of ” của vận đơn bằng cách người đó sẽ ký hậu vào mặt sau của vận đơn và ghi tên người nhận hàng vào đó.
- To order of a issuing bank (Theo lệnh của ngân hàng phát hành) : Tương tự với “To order off a named person” B/L nhưng thay vào đó là ngân hàng được ghi trên vận đơn sẽ ký hậu vào mặt sau của vận đơn.
- To order of shipper (Theo lệnh của người gửi hàng) : Với vận đơn này thì hàng sẽ được giao cho người được chỉ định của người ký hậu chính là gửi hàng (shipper). Đôi khi theo tập quán vận đơn chỉ viết cần viết “To order” thì đương nhiên được hiểu đó là theo lệnh của người gửi hàng.
Trên cơ sở phương thức hoạt động
Received for shipment bill of lading: Vận đơn này được gửi từ đại lý / người thuê vận chuyển đến người gửi hàng. Việc xác nhận vận đơn này đảm bảo rằng người vận chuyển đã nhận được hàng hóa nhưng không xác nhận rằng nó đang ở trên tàu được chỉ định.
Shipped B/L: vận đơn này được cấp khi hàng hóa được xếp lên tàu. Nó ràng buộc chủ tàu và người gửi hàng trực tiếp.
A clean bill of lading: là vận đơn cho biết hàng hóa đã được xếp lên tàu trong tình trạng tốt và rõ ràng. Nó phản ánh rằng hàng hoá đã được người vận chuyển nhận trong tình trạng tốt.
Through B/L: vận đơn này là chứng từ hợp pháp cho phép vận chuyển hàng hóa trực tiếp từ điểm A đến điểm B.
Combined transport B/L: vận đơn này cung cấp thông tin về hàng hóa được vận chuyển trong các container lớn bằng đường biển và đường bộ, tức là thông qua vận tải đa mô hình.
Dirty bill of lading: Nếu chủ tàu không muốn cam kết về tình trạng tốt của hàng hóa vì e ngại các rủi ro là khó tránh, họ có thể đưa vào một điều khoản như: bao bì rách nát, hàng hóa bị hỏng, thiếu hụt số lượng hàng hóa, v.v.
Các câu hỏi thường gặp về vận đơn
Tại sao vận đơn lại quan trọng?
Tầm quan trọng của vận đơn nằm ở chỗ nó là chứng từ ràng buộc pháp lý cung cấp cho người vận chuyển và người gửi hàng tất cả các chi tiết cần thiết để xử lý chính xác một lô hàng. Điều này ngụ ý rằng nó có thể được sử dụng trong vụ kiện tụng, nếu cần thiết và tất cả các bên liên quan sẽ rất nỗ lực để đảm bảo tính chính xác của tài liệu. Về cơ bản, nó là bằng chứng vận chuyển không thể tranh cãi. Hơn nữa, vận đơn cho phép phân biệt các nhiệm vụ là một phần quan trọng trong cấu trúc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để ngăn chặn hành vi trộm cắp.
>>> Có thể bạn quan tâm: ETA và ETD là gì trong xuất nhập khẩu?
Mục đích của vận đơn là gì?
Vận đơn có ba mục đích chính. Đầu tiên, nó là chứng từ quyền sở hữu hàng hóa được mô tả trong vận đơn. Thứ hai, đó là biên lai cho các sản phẩm đã xuất xưởng. Cuối cùng, vận đơn đại diện cho các điều khoản và điều kiện đã thoả thuận cho việc vận chuyển hàng hoá.
Có gì trong vận đơn?
Thông thường, một vận đơn sẽ bao gồm tên và địa chỉ của người gửi hàng (người gửi hàng) và người nhận hàng (người nhận hàng), ngày gửi hàng, số lượng, trọng lượng chính xác, giá trị và phân loại hàng hóa. Ngoài ra, mô tả đầy đủ về các mặt hàng bao gồm việc chúng được phân loại là nguy hiểm, loại bao bì được sử dụng, bất kỳ hướng dẫn cụ thể nào cho hãng vận chuyển và bất kỳ số theo dõi đơn hàng đặc biệt nào hay không.