5W1H là gì? Phương pháp tư duy giải quyết vấn đề phổ biến nhất

5W1H là gì? Tìm hiểu về phương pháp phân tích hiệu quả giúp giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống.

Trong công việc, điều quan trọng là phải đặt những câu hỏi đúng. Trong mọi tình huống, bạn nên hiểu và đánh giá từng bối cảnh, mục tiêu và ràng buộc. Việc phân tích chi tiết từng thực tế này cho phép bạn tiếp cận vấn đề theo cách tốt nhất có thể.

Để đạt được tư duy phương pháp này, bạn nên sử dụng công cụ đơn giản, đáng tin cậy và linh hoạt: phương pháp 5W1H.

5W1H là gì?

5W1H là viết tắt của Who, What, When, Where, WhyHow – “Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Tại sao và Bằng cách nào.”

5W1H là phương pháp tư duy được sử dụng trong giải quyết các vấn đề và lập kế hoạch dự án.

5w1h là gì?
5w1h là gì?

Kỹ thuật tư duy này cho phép bạn hiểu rõ một tình huống, phân tích một vấn đề ở nhiều khía cạnh, để có một cái nhìn từ chi tiết cho đến bao quát.

5W1H được sử dụng để làm gì?

Có nhiều mục đích sử dụng khác nhau cho 5W1H. Bất kể bạn đang kinh doanh gì hoặc bạn đang giải quyết vấn đề gì, công cụ này luôn là một trong những lựa chọn tối ưu. Có lẽ vì sự đơn giản và linh hoạt sẽ giúp bạn cấu trúc giải pháp của mình ở bất kỳ cấp độ kinh doanh nào:

  • Ở cấp độ chiến lược, nó được sử dụng để thiết kế hoặc cải tiến các chiến lược tiếp thị.
  • Ở cấp quản lý để cải tiến tổ chức và các quy trình.
  • Ở cấp độ quản lý chất lượng nó là một công cụ hỗ trợ khắc phục sự cố.
  • Ở cấp quản lý dự án nó hỗ trợ lập kế hoạch, cải thiện quy trình hoạt động.
Phương pháp tư duy 5W1H giúp giải quyết các vấn đề
Phương pháp tư duy 5W1H giúp giải quyết các vấn đề

Ưu điểm của 5W1H

Có một số ưu điểm khiến giải pháp 5W1H được xem là tốt nhất và phổ biến nhất.

  • Dễ sử dụng: Quá trình phân tích vấn đề với 5W1H rất đơn giản. Mọi người có thể hiểu các hướng dẫn một cách hiển nhiên bằng các thuật ngữ và định nghĩa và đặt câu hỏi để có câu trả lời.
  • Đa năng: Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận này để giải quyết tất cả các loại vấn đề vì các câu hỏi có thể được tùy chỉnh theo từng tình huống.
  • Giúp giải quyết vấn đề một cách có hệ thống: Bạn luôn có thể đặt câu hỏi để việc phân tích vấn đề có thể được nhìn nhận từ mọi khía cạnh.

Câu hỏi mẫu 5W1H

1. What

  • Công ty sản xuất những sản phẩm gì?
  • Xưởng sản xuất những phụ tùng gì?
  • Bạn có thể sản xuất bất cứ thứ gì khác không?
  • Tôi nên sản xuất những gì?

2. Where

  • Sản xuất được thực hiện ở đâu?
  • Tại sao bạn muốn làm ở nơi này?
  • Bạn có thể đổi chỗ không?
  • Tôi nên làm điều đó ở đâu?
  • Cần cân nhắc điều gì khi lựa chọn nơi làm việc?

3. When

  • Quá trình hoặc thành phần này hoạt động khi nào?
  • Tại sao bạn lại làm điều đó vào lúc này?
  • Bạn có thể làm điều đó vào lúc khác không?
  • Có ổn không nếu đưa quá trình đăng bài lên phía trước?
  • Khi nào tôi nên làm điều đó?

4. Who

  • Ai đang làm điều này?
  • Tại sao để anh ta làm điều đó?
  • Nếu anh ta vừa thiếu trách nhiệm vừa có tính nóng nảy, anh ta có thể thay đổi cá
  • Nhân không? Đôi khi thay đổi người sẽ cải thiện sản xuất chung của họ.

5. Why

  • Tại sao sử dụng thông số kỹ thuật này?
  • Tại sao không thể có những thay đổi?
  • Tại sao tôi không thể sử dụng nó?
  • Tại sao nó chuyển sang màu đỏ?
  • Tại sao bạn lại tạo ra hình dạng này?
  • Tại sao lại sử dụng máy móc thay vì con người?
  • Tại sao chúng ta phải làm điều đó?

6. How

  • Chúng ta làm điều đó như thế nào?
  • Tại sao sử dụng phương pháp này?
  • Còn cách nào khác để thực hiện việc này không?
  • Tôi nên làm gì?
Mẫu hệ thống câu hỏi 5W1H
Mẫu hệ thống câu hỏi 5W1H

5W1H sử dụng ở mọi lĩnh vực

Kỹ thuật đặt câu hỏi 5W1H khá đơn giản, phổ biến và dễ sử dụng. Nó có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Bất kể nghề nghiệp, dự án, quy trình hoặc vấn đề của bạn là gì, bạn có thể sử dụng 5W1H để cấu trúc tư duy của mình.

Trả lời các câu hỏi của 5W1H sẽ cung cấp cho bạn một câu chuyện hoàn chỉnh dựa trên thực tế và cung cấp cho bạn các dữ kiện cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt về việc cần làm tiếp theo.

Dưới đây là một vài ví dụ cho bạn thấy cách kỹ thuật này có thể được sử dụng trong các ngữ cảnh khác nhau bao gồm Báo chí, Giải quyết vấn đề, Quản lý dự án và Phát triển phần mềm:

Báo chí

  • Câu chuyện viết về ai?
  • Chuyện gì đã xảy ra?
  • Nó diễn ra khi nào?
  • Nó diễn ra ở đâu?
  • Tại sao nó xảy ra?
  • Chuyện đã xảy ra như thế nào?

Giải quyết vấn đề

  • Ai nhận thấy vấn đề?
  • Những gì đã thay đổi?
  • Nó được chú ý khi nào?
  • Nó diễn ra ở đâu?
  • Tại sao bất kỳ thay đổi nào xảy ra?
  • Làm thế nào nó được chú ý?

Quản lý dự án

  • Ai đang làm việc trong dự án?
  • Những rủi ro tiềm ẩn là gì?
  • Các mốc thời gian là khi nào?
  • Nguồn lực đến từ đâu?
  • Tại sao dự án cần thiết?
  • Thành công sẽ được đo lường như thế nào?

Phát triển phần mềm

  • Đối tượng là ai?
  • Chương trình là gì?
  • Khi nào nó sẽ bắt đầu / kết thúc?
  • Đâu là không gian vật lý hay không gian ảo?
  • Tại sao chương trình lại quan trọng?
  • Chương trình sẽ hoạt động như thế nào?

Dẫn dắt một cuộc họp hoặc một cuộc thảo luận

Để tăng năng suất, các cuộc họp (cũng như các cuộc thảo luận của đội, nhóm) nên được chuẩn bị, xác định mục tiêu, chương trình làm việc và cách thức tổ chức. Nếu chúng không được cấu trúc chính xác, một cuộc họp có thể nhanh chóng mất đi mọi ý nghĩa và kéo dài, trở nên mất thời gian và hoàn toàn không hiệu quả.

Phương pháp đặt câu hỏi cho phép bạn xác định chính xác chủ đề của cuộc họp. Bạn cũng có thể gửi lời mời đến tất cả những người tham gia. Hơn nữa, mỗi người tham gia có cùng thông tin và tập trung vào mục tiêu của cuộc họp. Bạn tránh mất thời gian với những câu hỏi vô bổ và có thể trực tiếp giải quyết vấn đề.

Phát triển chiến lược truyền thông hoặc tiếp thị

Trong quản lý dự án, giống như trong nhiều lĩnh vực khác, giao tiếp là chìa khóa để hợp tác hiệu quả và thành công. Phương pháp 5W1H rất hữu ích trong tiếp thị và truyền thông bằng cách giúp bạn xác định kế hoạch triển khai hiệu quả nhất.

Về cơ bản, 5W1H cho phép bạn xác định:

  • What: Vấn đề của bạn là gì? Sản phẩm và dịch vụ bạn sẽ quảng bá là gì?
  • Who: Mục tiêu của bạn là ai? Bạn sẽ giao tiếp với ai? Thành viên nào trong nhóm của bạn sẽ giám sát các công việc khác nhau?
  • Where: Bạn sẽ lấy thông tin bạn cần ở đâu? Đâu là nơi bạn muốn hiển thị quảng cáo?
  • When: Bạn sẽ giao tiếp với nhau bao lâu một lần? Tần suất hiển thị quảng cáo?
  • Why: Sản phẩm / dịch vụ mà bạn đang truyền thông mang lại những lợi ích gì? Mục tiêu của chiến lược truyền thông này là gì?
  • How: Phương tiện giao tiếp mà bạn sẽ sử dụng (trang web, phương tiện truyền thông xã hội, sự kiện, tài liệu quảng cáo, v.v.) là gì?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *